En los tiempos que corren, muchas empresas están cada vez más relacionadas, inclusive ancladas, al manejo de grandes bloques de información para optimizar su funcionamiento. Esos bloques de información (“bases de datos”), son tan importantes para sus negocios como cualquier otro de sus activos. Tal significación obliga a un control eficaz sobre esos datos, de esta necesidad nació el Data Governance y su fin es gestionar con total eficiencia esa información.
Siempre se ha dicho que “la información es poder”, una precisión sobre esa afirmación lleva a entenderla como información procesada, como datos, conjunto de datos. Desde esta perspectiva, su sentido cambia un tanto y se hace mucho más significativo; ahora se está hablando de información que cobra un carácter estratégico. Se trata de información que equivale a lo que en los organismos de seguridad nacional se define como información clasificada (classified).
Ahora bien, una información clasificada trata sobre asuntos que son vitales para una empresa y no pueden dejarse expuestos a intromisiones (accesos) no permitidas. Se trata de resguardar un elemento que es de carácter vital para las empresas, accesos indebidos pone en condiciones de debilidad a la empresa ante la competencia. Por esta razón, es de importancia crucial preservar su integridad, cuidar su manejo seguro y evitar que caiga en manos de personas foráneas a la empresa.
Uno de los valores cruciales de los datos para una empresa y que justifican su protección, es que son el fundamento de sus planes de acción. Son la referencia para que la empresa decida que habrá de hacer en el tiempo por venir, siempre de cara a las opciones del mercado. El Data Governance está planteado para hacer funcional y eficiente ese proceso, debe ayudar a reducir los márgenes de error o los simples tanteos experimentales.
¿Qué significa el Data Governance y cuáles son sus fundamentos?
Este concepto puede definirse como una actitud empresarial respecto de los datos, del conjunto de la información que constituye la base de la política de una empresa. Es necesario considerar el Data Governance como un asunto estratégico en el empalme de la empresa con sus trabajadores tanto como con sus clientes y el mercado. Puede ser asimilado a otro concepto análogo: el Data Management que alude además, a la normativa jurídica de protección de los datos.
Sus aspectos centrales están enfocados en:
- Definir la persona que asume la responsabilidad de manejar todos los particulares aspectos de la información: fidelidad, acceso, estabilidad, inmunidad y actualización
- Definición de la política acerca de su almacenamiento y organización, protección y respaldo ante la posibilidad de su uso o extracción ilegal o bien, de sufrir ataques.
- Desarrollo y aplicación de las reglas y maneras cómo serán manejados esos datos por las personas autorizadas para acceder a ellos.
- Implantación de mecanismos de auditoría que garanticen el cumplimiento de las reglas de carácter legal establecidas por el gobierno.
Estos programas llegan a ser una necesidad a medida que una empresa se plantea la diversificación o complejización de sus actividades. Esto representa simultáneamente, la complejización de todos sus procesos y la obligatoriedad de tomar con mayor atención toda la información con la que debe manejarse. Comprometerse en la competencia de mercado demanda acentuar el control de la operatividad, los mecanismos de productividad y distribución de la empresa.
La importancia de la Data Governance para la gestión empresarial
La información está considerada como uno de los valores fundamentales de una empresa y se asume que deben ser manejada de manera precisa, objetiva y eficiente. Con el tiempo se ha convertido en la base para el diseño y desarrollo de planes de acción de cara al posicionamiento y crecimiento de las empresas. La Data Governance, es fundamental para la aplicabilidad de una conceptualización de lo que debe ser un proceso productivo altamente eficiente y efectivo.
La asunción de decisiones apoyadas en datos es de importancia trascendental para cumplir propuestas dirigidas a la satisfacción de las necesidades del cliente y del mercado. Por otro lado, es crucial para poder cumplir con las normas y regulaciones de carácter legal establecidas por la administración. Igualmente, apunta a la mejoría de cada fase del proceso productivo y consecuentemente, al cumplimiento de la máxima: “reducción de costos, maximización de los beneficios”. Esto no significa otra cosa que el incremento de la pericia funcional de la empresa.
Se centra en diversas áreas de la empresa
La coordinación entre las diferentes fases del negocio es también uno de los objetivos planteados en relación con la administración de los datos. Además de estos tópicos, implica la incorporación de un área de trabajo dedicada específicamente a la gerencia de los datos, con una responsabilidad y atribuciones definidas. Implica la existencia de un plan bien concebido y organizado para llevar a la práctica todas las políticas de las empresas.
Expresado de un modo alternativo, Data Governance representa un mecanismo para el establecimiento de acciones respecto de todos aquellos procesos asociados con la información. Asimismo, está en sus miras velar por la satisfacción cabal de los asuntos que giran alrededor las decisiones tomadas, su basamento, su contexto y sus propósitos. El sentido y utilidad de este programa se hacen necesarios en todo el escenario del funcionamiento de las empresas.
Fundamentos del Data Governance
Los fundamentos del Data Governance prestan el servicio de socorrer las funciones de directivos y de quienes manejan los datos. Les ayuda a transitar el camino de la resolución de cualquier problema inherentes a todas las empresas, en relación con el manejo de la información.Veamos cuáles son esos fundamentos:
- Probidad: cada sujeto parte del Data Governance asume una conducta íntegra frente a los demás. Deben ser claros y abiertos en las reuniones y debates relacionados con la información.
- Claridad: cada aspecto del proceso de la toma de decisiones debe ser nítido. Todos deben conocer el origen y razón de las decisiones.
- Auditabilidad: toda decisión, todo proceso y controles asociados a los datos deben ser auditables y estar apoyados por la documentación pertinente.
- Distribución de responsabilidades: es necesario definir responsabilidades para con la definición de cursos de acción relacionados con las informaciones.
- Cometidos: deben ser definidas igualmente, las responsabilidades de los contribuyentes individuales y de grupo de los gestores de datos.
- Estandarización: el programa debe dar apoyo a la estandarización de la información dentro de la empresa.
- Administración del cambio: debe impulsar conductas y prácticas proactivas de administración del cambio en relación con valores de datos de referencia y datos clave.
¿Cuáles momentos revelan la necesidad de el Data Governance?
Existen escenarios específicos en los que a una empresa, le es forzoso imponerse de un programa de Data Governance para dominar el manejo de su información:
- En esos momentos de prosperidad en los que la empresa ha crecido y complejizado su proceso de fabricación y colocación de bienes. Este evento convierte en inadecuado e insuficiente, el modo como se manejaba la información hasta esos momentos.
- Cuando una empresa crece, se complejiza todo el sistema de manejo de las informaciones y como consecuencia, ya no es fácil asumir o enfrentar todo el conjunto de actividades asociadas con esas informaciones.
- Cuando a los responsables de los datos de la empresa, se les plantea la necesidad de apoyarse en softwares con múltiples capacidades. Programas que prioricen claramente las metas, intereses y particularidades del conjunto de los datos de la empresa.
- Cuando la satisfacción de las regulaciones legales o los términos de los contratos establecidos demandan un manejo más cabal, formal y preciso de la información clave de la empresa.
¿Cuál sería dentro de una empresa la ubicación ideal del Data Governance?
No está definido, de principio, el contexto dentro del que obligatoriamente debe ir el Data Governance dentro de una empresa, por lo general, varía. En ocasiones está ubicado en el área de operaciones, en oficinas específicas para la administración de la información e inclusive, puede existir como una dependencia diferenciada de tecnología informática. Lo importante aquí es que tenga presentes las funciones para las que existe y reciba apoyo de la organización.
Al mismo tiempo, debe contar con un equipo de responsables con funciones igualmente establecidas y diferenciadas. Todos los miembros del equipo deben tener participación para que la administración de la información sea la más apropiada además de estar asegurada plenamente. Es importante clarificar las jerarquías en las personas que tienen acceso a la información porque es imprescindible su preservación y el uso correcto es absolutamente clave para la empresa.
En una situación tal, es de gran importancia el estado de preparación de la empresa para asumir las funciones de este programa. Hay ocasiones en las que el manejo de los datos cruciales de la empresa puede ser efectuado por los sistemas habituales porque estos son suficientes. Cuando esto ocurre, no hay necesidad de que sean sustituidos por programas de Data Governance. Por otro lado, hay también ocasiones en las que estos programas pueden resultar perjudiciales.
¿Cuándo hay que aplicar diversos programas?
Para los propietarios de la empresa es importante estar atentos a los signos que advierten acerca del modo cómo está afectando a la empresa la aplicación de esos programas:
- El que algunos individuos ligados al negocio, sean refractarios a implicarse en el trabajo de dirección o supervisión.
- Si es el caso que la dirección de la empresa es contraria a la financiación o patrocinio de la incorporación del programa a la administración de la empresa.
- Si contrario a lo que sería la norma, se decide instaurar un programa con orientación desde la base hacia la cúspide. Todas las decisiones siempre deben emanar, de manera clara y evidente, desde la dirección hacia las bases de la organización.
- La delegación del poder de decisión a un colectivo ajeno a la dirección, bien sea un grupo interno, algún asociado o un proveedor externo.
- Que la dirección se haya enajenado de la potestad de decidir los planes de acción en relación con el manejo de la información.
Una situación que es descrita con los elementos antecedentes, es indicio de la existencia de dificultades organizativas tales como:
- No se están considerando las decisiones desde una perspectiva empresarial.
- En muchos casos, no están incorporados cada uno de los agentes relacionados con el manejo de los datos.
- No se reconoce la existencia de inconvenientes en relación con la administración de los datos.
- No se están corrigiendo las dificultades y problemas que surgen del manejo inadecuado de la información.
Objetivos que persigue
Este programa se puede entender como un sistema organizado y sistematizado que ayuda a las empresas a coordinar la forma en que se manejan sus conceptos clave. Su empleo sirve a todo el personal implicado en la administración de la información incluyendo a la dirección empresarial. Igualmente es vital para el personal responsable del departamento de informática o administración de la información y los datos. Se trata de un programa de carácter vehicular.
Todos en su conjunto deben estar contestes en relación con el sentido de la propuesta empresarial, de los mecanismos y conceptos básicos de la gestión interna. Es necesario que exista uniformidad entre los criterios de dirección y operacionalidad para centrar las energías en el mismo pensamiento y objetivos. Tal unidad de criterio es fundamental para el momento en el que corresponde decidir las acciones a tomar y el denominador es que deben ser buenas.
La inserción de los programas de Data Governance debe ser la plataforma en la que se apoyen todos los acuerdos y las decisiones que se tomen. Incluso debe existir un gran porcentaje de uniformidad en el modo de decidir las acciones a tomar. Esa homogeneidad es, en buena medida, la garantía de que las propuestas, las reglas y los procedimientos se están cumpliendo.
Ayuda a manejar múltiples datos más rápido
Si se quisiera poner en forma de esquema la finalidad de la aplicación de los programas de Data Governance, se pudiera decir:
- Hacen más expedita la elección de las decisiones a tomar.
- Pueden hacer capaces tanto a la administración como al personal en general, de asumir una perspectiva común y uniforme en relación con el manejo de la información.
- Tienden a minimizar las dificultades operativas como consecuencia de la uniformidad en los criterios.
- Ayudan a configurar procesos susceptibles de ser repetibles y por tanto, de estandarizarse.
- Un efecto de gran alcance, es ayudar a reducir costos y a incrementar la eficiencia mediante la secuenciación de los esfuerzos.
- Protegen los datos de intromisiones no autorizadas y regulan su uso a las personas autorizadas a acceder a ellos.
La gestión del Data Governance es una actividad que va a cobrar toda su relevancia más temprano que tarde. Los estudios de Máster en Big Data y Business Analytics te pueden formar en esta actividad y hacer posible que te labres un futuro espléndido en este campo.
